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Last updated: 7 July 2026

Refractiv is the operating studio name of Luca Pietropaolo, registered as a sole proprietor in Japan. This page provides business information, privacy information, data handling information, and general website terms for refractiv.io.

1.Business information

Business operator
Luca Pietropaolo, operating as Refractiv
Trade name / 屋号
Refractiv
Legal status
Registered sole proprietor in Japan
Business address
8F, 2-4-8 Ebisunishi, Shibuya-ku
Tokyo 150-0021
Japan
Current operating base
Tokyo, Japan
EU VAT information
EU VAT ID: DE298885573 (Germany)
Privacy contact
privacy@refractiv.io

Refractiv provides creative and technical services for interactive installations, generative visuals, responsive lighting systems, digital artworks, and spatial media projects.

2.Personal data and purpose of use

Refractiv handles personal data for ordinary business, communication, project, legal, security, and operational purposes.

Personal data may be used to:

  • receive, read, and answer enquiries;
  • discuss possible commissions, collaborations, or business relationships;
  • prepare proposals, estimates, contracts, invoices, and project documents;
  • manage project communication, production, delivery, support, and maintenance;
  • operate, secure, troubleshoot, and improve this website;
  • understand general website use through privacy-conscious analytics;
  • maintain ordinary business, accounting, tax, and legal records;
  • protect the website, services, business, clients, project participants, and legal rights of Refractiv.

3.Contact form and email correspondence

When you contact Refractiv through the website contact form or by email, Refractiv may receive your name, email address, company or role if provided, message content, IP address, timestamp, and any other information you choose to include.

The website contact form sends enquiries by email. It is intended for communication and enquiry delivery.

Contact-form submissions may be temporarily logged for abuse prevention, delivery checks, troubleshooting, and security. Operational logs can include submitted name, email address, message, IP address, timestamp, and technical delivery status. These operational logs are retained for up to 30 days and then deleted or rotated.

Email correspondence may be stored in Google Workspace and on local devices or local backups used by Refractiv.

4.Data retention

Refractiv keeps personal data for as long as reasonably needed for the purpose for which it was collected, including enquiry handling, project communication, contract preparation, project delivery, accounting, tax, legal, security, and ordinary business-record purposes.

General enquiry correspondence that does not lead to a project may be deleted or reduced when it is no longer needed.

Project, proposal, contract, invoice, accounting, and tax-related records may be retained for the period required or reasonably appropriate for business, accounting, tax, legal, and dispute-management purposes.

Website operational logs are retained for up to 30 days, unless a longer period is needed to investigate abuse, security incidents, delivery issues, or legal claims.

5.Analytics

This website uses Umami analytics to understand general website use.

Umami states that its analytics are GDPR compliant, anonymise collected data, identify no users, and track no users across websites.

The Umami tracker is loaded from refractiv.io and sends analytics requests through a first-party endpoint on refractiv.io. Analytics are used to understand page views, referrers, browser type, operating system, device type, approximate country-level location, and limited site engagement events.

Refractiv uses these analytics to understand website performance and content engagement.

This website displays no analytics cookie banner because the Umami tracking code uses no cookies. Refractiv uses no advertising analytics, cross-site behavioural profiling, analytics cookies, or third-party advertising cookies on this website.

6.Cookies

Refractiv uses no non-essential cookies on this website.

Umami analytics uses no cookies in its tracking code.

If technically required cookies are introduced later for security, hosting, or site functionality, this page will be updated.

7.Service providers and international processing

Refractiv may use service providers for website hosting, analytics, email, file storage, backups, technical maintenance, security, accounting, and ordinary business operations.

This website may be hosted outside Japan. Email, analytics, storage, and other business tools may also process data outside your country of residence.

Where personal data is processed internationally, Refractiv uses service providers for ordinary website, communication, storage, analytics, and business-operation purposes.

8.Sharing of personal data

Refractiv does not sell personal data.

Personal data may be shared where reasonably necessary with:

  • service providers used for hosting, analytics, email, storage, security, backups, accounting, technical maintenance, or business operations;
  • project participants, production partners, or technical partners where needed to assess, prepare, quote, deliver, support, or document a project;
  • professional advisers where needed for accounting, tax, legal, insurance, or administrative purposes;
  • public authorities, courts, regulators, or other parties where required by law or necessary to protect legal rights.

Project-related correspondence may be shared with project participants when needed to assess, prepare, deliver, support, or document a project.

9.Privacy requests

You may contact privacy@refractiv.io to request information about how your personal data is handled.

Depending on your location and the applicable law, these rights may include access, correction, deletion, restriction, objection, portability, suspension of use, suspension of third-party provision, or information about the purpose of use and third-party provision of your personal data.

Refractiv may ask for reasonable information to verify the requester before responding.

10.Security

Refractiv takes reasonable technical and organisational measures to protect personal data against unauthorised access, loss, misuse, alteration, disclosure, or destruction.

Website, email, analytics, and storage systems involve ordinary technical risk. Refractiv manages these systems with reasonable care and uses service providers for standard business and technical operations.

11.Automated decision-making

Refractiv uses no contact-form data, enquiry data, or analytics data for automated decision-making, credit scoring, eligibility decisions, or automated profiling.

12.Website content and intellectual property

Unless otherwise stated, the text, images, videos, design materials, project documentation, visual systems, software concepts, interface concepts, and other content on this website are owned by Refractiv or used with permission.

Website content may not be copied, reproduced, redistributed, modified, used for training datasets, used commercially, or presented as the work of another person or entity without prior written permission.

Project images, client names, venue names, and partner references are shown for portfolio, editorial, and business-reference purposes.

13.Project enquiries, proposals, and contracts

Refractiv provides bespoke creative and technical services based on individual enquiries, project requirements, proposals, quotations, and written agreements.

Website descriptions are general information about Refractiv’s practice and past work. Project scope, price, payment terms, schedule, deliverables, cancellation terms, intellectual-property terms, usage rights, support terms, travel costs, procurement costs, and other commercial conditions are defined in the relevant proposal, quotation, statement of work, invoice, or contract.

14.Commercial transaction information

This website operates as a portfolio, information, and enquiry website for bespoke project services.

For bespoke project services, prices, scope, payment terms, delivery schedule, cancellation terms, and other commercial conditions are provided individually in quotations, proposals, statements of work, invoices, or contracts.

Where legally required, transaction information under Japanese commercial disclosure rules is provided before contract execution.

15.External links

This website may link to external websites, platforms, project videos, social media pages, client pages, partner pages, or press references.

External websites are operated by their respective owners. Their content, privacy practices, security, and availability are governed by their own terms and policies.

16.Changes to this page

This page may be updated when the website, analytics setup, hosting, contact workflow, business structure, service providers, or legal requirements change.

The updated date at the top of this page indicates the latest version.

Refractivは、日本で個人事業主として登録したLuca Pietropaoloが運営するスタジオの屋号です。本ページでは、refractiv.io に関する事業者情報、プライバシー情報、データの取扱いに関する情報、およびウェブサイトの一般的な利用条件を掲載しています。

1.事業者情報

事業者
Luca Pietropaolo（Refractivとして事業を運営）
屋号
Refractiv
事業形態
日本で開業届を提出した個人事業主
事業所在地
〒150-0021 東京都渋谷区恵比寿西2-4-8 8F
現在の活動拠点
東京（日本）
プライバシーに関する連絡先
privacy@refractiv.io
ウェブサイト
https://refractiv.io/

Refractivは、インタラクティブインスタレーション、ジェネラティブビジュアル、レスポンシブライティング、デジタルアートワーク、空間メディアプロジェクトに関するクリエイティブおよび技術サービスを提供します。

2.個人データと利用目的

Refractivは、通常の事業、コミュニケーション、プロジェクト、法務、セキュリティ、および運営上の目的で個人データを取り扱います。

個人データは、以下の目的で利用されることがあります。

  • お問い合わせの受領、確認、および回答
  • ご依頼、協業、または取引関係の検討
  • 提案書、見積書、契約書、請求書、およびプロジェクト資料の作成
  • プロジェクトに関する連絡、制作、納品、サポート、および保守の管理
  • 本ウェブサイトの運営、保護、不具合対応、および改善
  • プライバシーに配慮したアクセス解析によるウェブサイトの一般的な利用状況の把握
  • 通常の事業記録、会計記録、税務記録、および法務記録の維持
  • ウェブサイト、サービス、事業、クライアント、プロジェクト関係者、およびRefractivの法的権利の保護

3.お問い合わせフォームとメールでのやり取り

ウェブサイトのお問い合わせフォームまたはメールでRefractivにご連絡いただく場合、Refractivは、氏名、メールアドレス、会社名や役職（記載された場合）、メッセージの内容、IPアドレス、タイムスタンプ、およびその他ご記入いただいた情報を受け取ることがあります。

ウェブサイトのお問い合わせフォームは、お問い合わせ内容をメールで送信する仕組みです。連絡およびお問い合わせの伝達を目的としています。

フォームからの送信内容は、不正利用の防止、送達確認、不具合対応、およびセキュリティのために一時的に記録されることがあります。運用ログには、送信された氏名、メールアドレス、メッセージ、IPアドレス、タイムスタンプ、および技術的な送達状況が含まれる場合があります。これらの運用ログは最長30日間保持され、その後削除またはローテーションされます。

メールでのやり取りは、Google Workspace、およびRefractivが使用するローカル端末やローカルバックアップに保存されることがあります。

4.データの保持期間

Refractivは、お問い合わせ対応、プロジェクトに関する連絡、契約準備、プロジェクトの納品、会計、税務、法務、セキュリティ、および通常の事業記録の目的を含め、収集した目的に照らして合理的に必要な期間、個人データを保持します。

プロジェクトに至らなかった一般的なお問い合わせのやり取りは、不要になった時点で削除または縮減されることがあります。

プロジェクト、提案、契約、請求、会計、および税務に関する記録は、事業、会計、税務、法務、および紛争対応の目的で必要な期間、または合理的に適切な期間保持されることがあります。

ウェブサイトの運用ログは最長30日間保持されます。ただし、不正利用、セキュリティインシデント、送達の問題、または法的請求の調査のために、より長い期間が必要な場合はこの限りではありません。

5.アクセス解析

本ウェブサイトでは、ウェブサイトの一般的な利用状況を把握するためにUmamiアナリティクスを使用しています。

Umamiは、同社の説明において、GDPRに準拠しており、収集データを匿名化し、利用者を識別せず、ウェブサイトを横断して利用者を追跡しないと説明しています。

Umamiのトラッカーは refractiv.io から読み込まれ、解析リクエストは refractiv.io 上のファーストパーティエンドポイントを通じて送信されます。解析は、ページビュー、参照元、ブラウザの種類、オペレーティングシステム、デバイスの種類、国レベルのおおよその位置情報、および限定的なサイトエンゲージメントイベントの把握に使用されます。

Refractivは、これらの解析をウェブサイトのパフォーマンスとコンテンツのエンゲージメントの把握に使用します。

本ウェブサイトでは、Umamiのトラッキングコードがクッキーを使用しないため、解析用のクッキー同意バナーを表示していません。Refractivは、本ウェブサイトにおいて、広告解析、サイト横断的な行動プロファイリング、解析用クッキー、および第三者広告クッキーを使用していません。

6.クッキー

Refractivは、本ウェブサイトにおいて非必須のクッキーを使用していません。

Umamiアナリティクスのトラッキングコードはクッキーを使用していません。

セキュリティ、ホスティング、またはサイトの機能のために技術的に必要なクッキーが今後導入される場合は、本ページを更新します。

7.サービス提供者と国外での処理

Refractivは、ウェブサイトのホスティング、アクセス解析、メール、ファイル保存、バックアップ、技術的保守、セキュリティ、会計、および通常の事業運営のためにサービス提供者を利用することがあります。

本ウェブサイトは日本国外でホスティングされる場合があります。メール、解析、ストレージ、その他の業務ツールも、お住まいの国以外でデータを処理することがあります。

個人データが国外で処理される場合、Refractivは、通常のウェブサイト、コミュニケーション、保存、解析、および事業運営の目的でサービス提供者を利用します。

8.個人データの共有

Refractivは個人データを販売しません。

個人データは、合理的に必要な範囲で、以下の相手と共有されることがあります。

  • ホスティング、解析、メール、保存、セキュリティ、バックアップ、会計、技術的保守、または事業運営のために利用するサービス提供者
  • プロジェクトの検討、準備、見積、納品、サポート、または記録に必要な範囲でのプロジェクト関係者、制作パートナー、または技術パートナー
  • 会計、税務、法務、保険、または事務手続きに必要な範囲での専門家・顧問
  • 法令により必要な場合、または法的権利の保護に必要な場合の公的機関、裁判所、規制当局、その他の関係者

プロジェクトに関連するやり取りは、プロジェクトの検討、準備、納品、サポート、または記録のために必要な場合に、プロジェクト関係者と共有されることがあります。

9.プライバシーに関するご請求

個人データの取扱いに関する情報のご請求は、privacy@refractiv.io までご連絡ください。

お住まいの地域および適用される法令に応じて、開示、訂正、削除、処理の制限、異議申立て、データポータビリティ、利用停止、第三者提供の停止、または利用目的および第三者提供に関する情報の請求などの権利が含まれる場合があります。

Refractivは、回答に先立ち、請求者ご本人であることを確認するために合理的な情報の提供をお願いすることがあります。

10.セキュリティ

Refractivは、不正アクセス、紛失、悪用、改ざん、漏えい、または破壊から個人データを保護するために、合理的な技術的および組織的措置を講じます。

ウェブサイト、メール、解析、およびストレージの各システムには、通常の技術的リスクが伴います。Refractivは、これらのシステムを合理的な注意をもって管理し、標準的な業務および技術運用のためにサービス提供者を利用します。

11.自動化された意思決定

Refractivは、お問い合わせフォームのデータ、お問い合わせ内容のデータ、または解析データを、自動化された意思決定、信用スコアリング、適格性の判断、または自動プロファイリングに使用していません。

12.ウェブサイトのコンテンツと知的財産

特に明記されていない限り、本ウェブサイト上のテキスト、画像、動画、デザイン資料、プロジェクト資料、ビジュアルシステム、ソフトウェアコンセプト、インターフェースコンセプト、およびその他のコンテンツは、Refractivが所有するか、許可を得て使用しているものです。

ウェブサイトのコンテンツは、事前の書面による許可なく、複製、再現、再配布、改変、学習用データセットへの利用、商用利用、または他の個人・団体の作品としての提示を行うことはできません。

プロジェクトの画像、クライアント名、会場名、およびパートナーへの言及は、ポートフォリオ、編集、および事業紹介の目的で掲載しています。

13.プロジェクトのお問い合わせ・提案・契約

Refractivは、個別のお問い合わせ、プロジェクト要件、提案、見積、および書面による合意に基づいて、オーダーメイドのクリエイティブおよび技術サービスを提供します。

ウェブサイト上の説明は、Refractivの活動と過去の作品に関する一般的な情報です。プロジェクトの範囲、価格、支払条件、スケジュール、納品物、キャンセル条件、知的財産に関する条件、使用権、サポート条件、交通費、調達費、およびその他の商業条件は、該当する提案書、見積書、作業範囲記述書、請求書、または契約書で定めます。

14.商取引に関する情報

本ウェブサイトは、オーダーメイドのプロジェクトサービスに関するポートフォリオ、情報提供、およびお問い合わせのためのウェブサイトとして運営されています。

オーダーメイドのプロジェクトサービスについては、価格、範囲、支払条件、納品スケジュール、キャンセル条件、およびその他の商業条件は、見積書、提案書、作業範囲記述書、請求書、または契約書で個別に提示します。

法令上必要な場合、日本の商取引に関する表示義務に基づく取引情報は、契約締結前に提供します。

15.外部リンク

本ウェブサイトは、外部のウェブサイト、プラットフォーム、プロジェクト動画、ソーシャルメディアページ、クライアントページ、パートナーページ、またはプレス記事等にリンクすることがあります。

外部ウェブサイトは、それぞれの運営者によって運営されています。その内容、プライバシーに関する取り組み、セキュリティ、および可用性は、各運営者の規約およびポリシーに従います。

16.本ページの変更

本ページは、ウェブサイト、解析の設定、ホスティング、連絡方法、事業形態、サービス提供者、または法的要件に変更があった場合に更新されることがあります。

本ページ上部の更新日が最新版を示します。